Het is mogelijk dat wanneer een bedrijf een snelle groei doormaakt of nieuwe IT systemen in gebruik heeft genomen, de bedrijfsprocessen niet optimaal meer aansluiten op deze veranderde omgeving. Mogelijk kunnen de gevolgen hiervan merkbaar zijn in de vorm van extra handelingen die uitgevoerd worden. Ook kan in sommige gevallen een stroeve implementatie van een nieuw element aan het bedrijf een goede indicator zijn van inefficiënte bedrijfsprocessen. Meestal worden deze gevolgen pas opgemerkt wanneer de veranderingen al hebben plaatsgevonden.
Er zijn twee mogelijke situaties die zich kunnen voordoen waarin de bedrijfsprocessen weer moeten worden aangesloten op de huidige bedrijfsvoering en de IT voorzieningen.
In een ideale situatie wordt een verandering doorgevoerd en is gepland om voor, tijdens en na het implementatietraject van deze verandering onderzoek te doen naar de impact van de verandering op de bedrijfsprocessen. Denk bij een verandering als de aanschaf van een nieuw softwarepakket.
Belangrijke zaken waar men zich op moeten richten zijn o.a. het onderzoek naar de koppeling met overige IT systemen en het effect van de verandering op de huidige werkprocessen. Daarnaast is de begeleiding van de werknemers in deze periode van veranderingen zeer belangrijk. Zonder goede (geleidelijke) begeleiding en ondersteuning is de kans groter dat medewerkers de nieuwe veranderingen niet accepteren en terugvallen in hun oude patronen.
Bij een minder ideale situatie wordt eerst de verandering doorgevoerd om vervolgens na het implementatietraject te onderzoeken hoe dit de bedrijfsprocessen en medewerkers heeft beïnvloed.
Waar bij de ideale situatie de doelstelling is om de verandering geleidelijk in fases uit te voeren, en daarbij de processen en medewerkers te begeleiden, is dit bij de tweede situatie minder aan de orde geweest. In situatie twee zal men zich richten op herstellen van gedane ‘schade’ aan processen en mogelijk ook medewerkers. Hierbij worden dezelfde stappen gevolgd als bij situatie 1 maar dan na het implementatietraject, deze zullen hoogstwaarschijnlijk meer tijd en moeite kosten dan wanneer deze gedurende het implementatietraject gedaan werden.
Zorg er daarom voor dat een dergelijk traject goed gecoördineerd en uitgedacht wordt, zowel voor als na de implementatie van de verandering binnen de organisatie.
Bij een optimale aansluiting van de IT voorzieningen op de bedrijfsprocessen geniet het bedrijf o.a. van de volgende voordelen:
Door inzicht in bedrijfsprocessen is het duidelijker welke taken wie vervullen in het bedrijf. Toekomstige uitbreidingen en implementaties kunnen door betere beschikbare informatie mogelijk soepeler verlopen.
Een centrale opslag van data bevorderd de transparantie binnen het bedrijf en draagt bij aan een groei richting een situatie waarin diverse medewerkers taken kunnen overnemen van elkaar en relevante gegevens altijd tot hun beschikking hebben.
Door softwarepakketten informatie te laten delen en gebruiken stelt dit u mogelijk om bepaalde bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen of zelfs te automatiseren.
Door het niet automatiseren, koppelen van databronnen of het omzeilen van IT voorzieningen kan het bedrijf meer geld en tijd kwijt zijn aan overbodige handelingen.
Tijdens het optimalisatieproces dienen deze handelingen geïdentificeerd te worden, waarna ervoor wordt gezorgd dat deze in de uiteindelijke situatie zo min mogelijk voorkomen.
Met een helder overzicht van taken, processen, voorzieningen en medewerkers zullen toekomstige wijzigingen aan de bedrijfsvoering over het algemeen gemakkelijker door te voeren zijn.
Het bedrijf is ‘in control’ en klaar voor de toekomst.
